PENERAPAN SISTEM PADA PERPUSTAKAAN( Tugas Softskill Implementasi Sistem Informasi)

Dalam upaya untuk meningkatkan kualitas belajar mengajar diperlukan pula peningkatan kualitas lingkungan dan sumber belajar termasuk pula perpustakaan. Saat ini setiap perpustakaan memerlukan sistem informasi yang terkomputerisasi untuk menunjang pelayanannya kepada pengguna perpustakaan. Banyak manfaat yang bisa diperoleh dengan mengaplikasikan sistem otomasi perpustakaan. Pada tulisan ini saya  membahas tentang penerapan system informasi manajemen pada perpustakaan 

Pada dasarnya sistem informasi manajemen pada perpustakaan dikembangkan dari pemikiran dasar bagaimana melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process dalam suatu Perpustakaan. Untuk menerapkan sistem informasi manajemen pada perpustakaan diperlukan software (perangkat lunak) yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota /peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Dalam pemilihan software yang akan di gunakan dapat memperimbangkan beberapa criteria berikut, antara lain

1. Bermanfaat
2. Ekonomis
3. Handal
4. Kapasitas
5. Sederhana
6. Fleksibel 
7. User friendly

Fitur-fitur yang biasa digunakan dalam menerapkan sistem informasi manajemen pada perpustakaan yaitu :

1. Modul Data Induk Anggota. Menyediakan fasilitas untuk menambah, mengedit dan menghapus data anggota perpustakaan.
2. Modul Data Induk Buku. Fasilitas untuk menambah, mengedit dan menghapus data buku-buku perpustakaan.
3. Modul Data Induk Inventaris Buku. Digunakan untuk memasukkan data inventaris buku (fisik), seperti Nomor Inventaris, Tanggal Inventaris dan Asal Buku.
4. Modul Transaksi. Merupakan fasilitas untuk mencatat peminjaman dan pengembalian buku maupun perpanjangan peminjaman
5. Modul Pencatatan Buku Hilang/Rusak
6. Pendataan buku yang hilang / rusak serta biaya penggantiannya.
7. Konfigurasi. Konfigurasi sistem seperti jumlah maksimal peminjaman buku, lama peminjaman, denda per hari, jumlah maksimal perpanjangan buku, dll.
8. Cetak Laporan

Laporan-laporan yang dapat dihasilkan, antara lain :

• Laporan Anggota pada Jurusan
• Laporan Anggota pada Tanggal Mendaftar
• Laporan Buku pada Jurusan
• Laporan Inventaris Buku
• Laporan Peminjaman
• Laporan Pengembalian
• Laporan Buku Yang Belum Dikembalikan
• Laporan Denda
• Laporan Buku yang bermasalah.

9. Setup User
Setting administrator dan user beserta hak akses terhadap sistem.

Penerapan teknologi sitem informasi di perpustakaan dapat digunakan , antara lain :

1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan system informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistic dan sebagainya.
2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital, perpustakaan ini sering disebut perpustakaan digital.

Kedua fungsi penerapan diatas dapat terpisah atau terintegrasi dalam suatu system informasi tergantung pada kemampuan softwer yang digunakan, sumber daya manusianya dan infrastruktur peralatan teknologi informai yang mendukung keduanya.

Manfaat dari penerapan sistem informasi pada perpustakaan diantaranya adalah :

1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global

Penerapan teknologi sistem informasi dalam perkembangan perpustakaan  dapat memepermudahkan pustakawan dalam mengelola sistem dalam perpustakaan.