Implementasi Sistem Informasi # (SOFT SKILL)

1. Definisi Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang

menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau

elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur

mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr.,

mendefinisikan prosedur sebagai berikut :

Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How)

Mengerjakannya.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya

mendefiniskan sistem sebagai berikut ini :

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu

Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang

berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan

elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan

definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya

suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal,

sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem

akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi

penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.

Apa itu Subsistem ?

Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa

sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu

sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan

mobil dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang

lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator,

sistem generator, sistem bahan bakar dan seterusnya.

Apa itu Supersistem ?

Walaupun istilah supersistem jarang digunakan, sistem seperti ini ada. Jika suatu

sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah

supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga

merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi.

Pemerintahan propinsi adalah supersistem dari pemerintahan kota dan juga

merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.

Dari definisi dan penjelasan diatas dapatlah diambil kesimpulan, suatu sistem

terdiri dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah,

kemudian berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan. Mobil terdiri dari

bagian-bagian sistem yang berinteraksi/kerjasama untuk tujuan mobil tersebut

bergerak ke suatu arah. Keluarga, pertama kali terdiri dari 2 individu yang terpisah

yang mana individu itu sendiri merupakan suatu sistem yang terdiri dari subsistem-

subsistem, kemudian bersatu membentuk keluarga untuk mencapai suatu tujuan.

Keluarga itu sendiri merupakan subsistem dari sistem Rukun Tetangga (RT), RT

merupakan subsistem dari Rukun Warga (RW), RW subsistem dari suatu Kelurahan,

Kelurahan subsistem dari suatu Kecamatan, dan demikian seterusnya.

2. Karakteristik Sistem

A.   Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem

atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari

sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung

komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifatsifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses

sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada

subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem

tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga

dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.

B.   Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem

menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

C.   Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar

yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus

tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan

dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari

sistem.

D.   Penghubung (Interface) Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan

subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya

mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem

akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung.

Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang

lainnya membentuk satu kesatuan.

E.   Masukan (Input) Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan

dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal

input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut

dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan

keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance

input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal

input untuk diolah menjadi informasi.

F.    Keluaran (Output) Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan

masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem

komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan

hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

G.   Pengolah (Process) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa

bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem

akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan

laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

H.   Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak

mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem

sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan

dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau

tujuannya.

Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal

biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam

ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti

misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk

sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem

dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari

ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan

sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai

berikut ini :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa

pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik

merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem

akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem

buatan manusia (human made system)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat

manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah

sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan

interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system

atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi

merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan

komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan system tak tentu (probabilistic system)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.

Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga

keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari

sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogram

yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa

depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem

terbuka (open system)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya

turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada,

tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada

hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar

tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh

dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan

keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem

sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem

harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus

dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem

tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang

baik saja.

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber

daya disebut sistem terbuka. Sebuah sistem pemanas atau pendingin ruangan,

contohnya, mendapatkan input-nya dari perusahaan listrik, dan menyediakan

panas/dinginnya bagi ruangan yang ditempatinya.

Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkan

dengan lingkungannya adalah sistem tertutup. Sebagai contohnya, sistem

tertutup hanya terdapat pada situasi laboratorium yang dikontrol ketat.